Hierfür sind aber längst keine horrenden Summen mehr nötig. Es gilt, lediglich bei der Wahl der EDV-Lösung auf einige grundlegende Faktoren zu achten:

1. Flexibilität

Die in der Analyse ermittelten und in der Planung optimierten Abläufe im Betrieb müssen komplett abbildbar sein. Eingabemasken, Auswertungslisten und Formulare sollten flexibel anzupassen sein, damit im täglichen Umgang mit der Software keine neuen Umwege oder Improvisationen entstehen.

2. Vollständigkeit

Alle im Betrieb anstehenden kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben sollten zentral in einer einzigen EDV-Lösung verwaltet werden ­können. Egal, ob es sich um das Regiegeschäft, Ausschreibungsprojekte, die mobile Auftragsabwicklung, Monteursplanung, Werkzeugverwaltung, Zeiterfassung, das Aufmaß, die Archivierung oder um die Kommunikation mit dem Kunden handelt. Nur so können hohe Kosten durch die Anschaffung und An­passung verschiedener Computer-Programme vermieden werden.

Es fällt zudem der nervige Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen weg, der oft nur auf Umwegen funktioniert. Der Austausch von Daten zwischen allen oben genannten Arbeits- und Aufgabenbereichen ist mit einer auf Vollständigkeit bauenden EDV-Lösung nicht mehr nötig, da alle Bereiche auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreifen können.

3. Mobilität/Verfügbarkeit

Alle Kundendaten, Auftragsdetails, Artikelpreise und Leistungskataloge nur im Büro am Computer verfügbar zu haben, ist äußerst unproduktiv und führt immer wieder zu der Notwendigkeit, Ausdrucke anzufertigen, Projektmappen zu vervielfältigen oder Kontaktdaten und Preisen hinterher zu telefonieren.

Daten, die in der zentralen Handwerker-Software gepflegt werden, können von dort aus Mobil­geräten wie Tablet-PCs oder Smartphones bereitgestellt werden. Einträge in den Monteurskalender können mit Smartphones synchronisiert, Aufträge mit einer mobilen Anwendung für Notebooks und Tablets abgewickelt werden.

In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt steigert nichts so sehr die Produktivität wie die uneingeschränkte Möglichkeit, mit nur einer Stammdatenbasis zu arbeiten und von überall Zugriff auf diese Basis zu haben. Hierfür ist bei datenbankgestützten Systemen keine Cloud-Lösung nötig, da mobile Geräte über das Internet auch auf Server zugreifen können, die vor Ort im Betrieb stehen.

Sind Provisorien abgeschafft und Arbeitsabläufe fließend gestaltet, fällt es jedem beteiligten Mitarbeiter und der Geschäftsführung leichter, den Überblick zu behalten. Eine gute, auf die Anforderung von Betrieben zugeschnittene Handwerker-Software ist eine Hilfe, damit jeder Einzelne im Team zugleich kundenorientiert und effizient arbeiten kann. Missverständnisse werden reduziert, Arbeitsanweisungen klar dokumentiert und Verantwortlichkeiten zu jeder Zeit transparent kommuniziert.

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