Ob Großunternehmer oder Kleinbetrieb, erwischen kann es alle: Rechnungen werden zu spät oder im schlimmsten Fall gar nicht bezahlt! Der Worst Case: Die mangelnde Zahlungsmoral führt beim Handwerker selbst zur Zahlungsunfähigkeit. Dies gilt es zu verhindern, daher sollte es ein Betrieb erst gar nicht so weit kommen lassen und rechtzeitig und vor allem richtig mahnen.

Viele Unternehmer tun sich nach wie vor schwer damit, säumige Kunden konsequent zu mahnen, aus Angst, diese für immer zu vergraulen. Dabei ist genau diese Wahrnehmung häufig falsch, denn ein konsequentes Mahnwesen wird meistens als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet und somit als positiv ausgelegt. Wenn also bereits eine Lieferung oder Leistung erbracht wurde, für die es eine fällige offene Rechnung gibt, ist ein freundliches, aber konsequentes Mahnwesen unabdingbar.

Ob man es nun Zahlungserinnerung oder Mahnung nennt - eine Zahlungsaufforderung von Seiten des Gläubigers an seinen Schuldner sollte möglichst schriftlich erfolgen und respektvoll, aber eindeutig formuliert sein. Eine bestimmte Form muss dabei nicht gewahrt werden. Es gibt allerdings Dinge, die sollten in keiner Mahnung fehlen, etwa das Datum und der Betrag der ursprünglichen Rechnung. Darüber hinaus auch die dazu gehörige Rechnungsnummer. In manchen Fällen kann es sogar ratsam sein, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder eine Rechnungskopie beizufügen. Spätestens die 3. Mahnung sollte dann eine Frist enthalten und die Ankündigung, dass die Rechnung nach Fristablauf an ein Inkassounternehmen oder an einen Anwalt abgegeben wird.

Der Kunde sollte außerdem darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er durch den Zahlungsverzug verursacht, zu zahlen hat. Von vielen Gerichten werden ohne Nachweis Pauschalen zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben akzeptiert. Ebenso können Verzugszinsen verlangt werden. Handelt es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, so liegt der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von -0,88 Prozent, mithin bei 4,12 Prozent (Stand 1. Januar 2017). Kaufmännisch üblich sind zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zehn Tagen.

Aber nicht nur, um die eigenen Kosten und Ausgaben erstattet zu bekommen, ist eine Mahnung unausweichlich. Auch aus rechtlichen Gründen ist sie erforderlich. So muss gemahnt werden, damit der Schuldner überhaupt in Verzug kommt und den Verzugsschaden ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss.

Aber Obacht: Eine Mahnung vor Fälligkeit einer Rechnung ist unwirksam! Gemahnt werden kann erst, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Im Idealfall enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, die etwa in den eigenen AGB festgehalten ist. Ansonsten tritt die Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsabschluss ein. Im Geschäftsalltag ist es allerdings bei größeren Geschäften ganz üblich, dem Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen.