Kaufmännisch-organisatorische Software als Treiber für fließende Prozesse im SHK-Fach

Ohne sie läuft heute nichts mehr – Computer, Laptops, Tablet-PCs, Smartphones und Tablets. Diese "Hardware" gehört heute, gepaart mit der richtigen "Software", selbstverständlich auch zum Werkzeugkasten des SHK-Fachhandwerks. Und genau an dieser Stelle kommen die vielfältigen Möglichkeiten kaufmännisch-organisatorischer Software ins Spiel. Zu den Potentialen moderner Software standen dem HeizungsJournal Rede und Antwort:

• Karl-Heinz Hottgenroth, Geschäftsführer und Inhaber der Hottgenroth Software GmbH & Co.KG,
• Stephan Rixinger, Geschäftsführer der KWP Informationssysteme GmbH,
• Dipl.-Ing. Gerald Bax, Geschäftsführer der Label Software Gerald Bax GmbH,
• Kerstin Moser, Leitung Marketing der Moser GmbH & Co. KG,
• Jörg Bilz, Head of Sales der pds GmbH,
• Roland Gmeiner, Geschäftsführer der Streit Datentechnik GmbH,
• Karl-Heinz Saam, Geschäftsführer der Syka-Soft GmbH & Co. KG 

Die Auftragslage ist in den meisten SHK-Fachbetrieben derzeit als gut zu bezeichnen. Woran liegt es, dass viele Inhaber vor allem kleinerer und mittlerer Betriebe dennoch das Gefühl haben, "unter Volllast" zu arbeiten?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Die Inhaber kleinerer und mittlerer Betriebe haben das Gefühl, unter Volllast zu arbeiten, weil sie nur sehr wenig Personal zur Verfügung haben. In den meisten ­Fällen übernehmen alle Mitarbeiter die Arbeiten bei den Kunden vor Ort, das heißt, die Installationen, Wartungen und sonstige Kundendienstaufträge. In den seltensten Fällen gibt es bei den kleineren Unternehmen eine zusätzliche Bürokraft, die dann die Büroarbeiten übernimmt. Der Inhaber des Unternehmens muss also nach einem langen Tag auf der Baustelle noch die Büroarbeit erledigen, denn mit dem Schreiben von Rechnungen wird erst das Geld verdient. Das Ziel eines ­jeden Unternehmers ist, Geld zu verdienen und das mit so wenig lästigen Bürotätigkeiten wie möglich. Wenn nun noch eine unkomfortable Software benutzt wird, ziehen sich die Büroarbeiten unnötig in die Länge und vermitteln dem Inhaber somit den Eindruck, unter Volllast zu arbeiten.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Wer nicht organisiert, der improvisiert. Wer in Zeiten von vollen Auftragsbüchern nicht gut organisiert ist, ist gezwungen, zu improvisieren. Genau dies sorgt für das Gefühl der Volllast im Team. Je mehr improvisiert werden muss, weil etwas nicht richtig oder effizient organisiert ist, desto mehr Zeit geht dabei drauf. Je weniger Zeit, desto weniger Freiraum. Genau dieser fehlende Freiraum erzeugt den Druck!

Bax (Label Software):

Das ist bei vielen sicherlich nicht nur ein Gefühl, denn die Arbeiten in einem Handwerksbetrieb sind sehr vielfältig. Es gibt vieles zu regeln und wenn dann doch einmal etwas schief geht, etwas vergessen wird, dann verursacht das "in Ordnung bringen" noch mehr Stress. Den ständig wechselnden Anforderungen kann man sicherlich nur mit Organisation begegnen. Im Moment ist das ­Problem nicht die finanzielle Situation, sondern der Stress, die anfallende Arbeit bewältigen zu müssen. Ein Handwerksbetrieb darf seine Kunden nicht hängen lassen, sondern muss deren Bedürfnisse erfüllen, damit er auch langfristig für sie arbeiten kann.

Moser (Moser):

Das Gefühl, "unter Volllast" zu arbeiten, kann verschiedene Gründe haben: Einerseits besteht die Möglichkeit, dass der Betrieb zu 100 Prozent seine Zeit verplant und somit für plötzlich eintreffende Aufträge keinen Zeitpuffer vorgesehen hat. Um die Kundenaufträge bedienen zu können, sind Arbeiten nach der regulären Arbeitszeit notwendig. Ist dies über einen längeren Zeitraum der Fall, führt dies verständlicherweise zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern sowie beim ­Inhaber selber. Andererseits kann ein Grund eine fehlende Betriebsorganisation sein. Eine sorgfältige Planung von Mitarbeitern, Aufträgen sowie der Betriebskapazität sorgt für Struktur und selbst in hektischen Phasen verliert man nicht den Überblick.

Des Weiteren kann das Fehlen einer kaufmännischen Software das Gefühl, "unter Volllast" zu arbeiten, verstärken, da viele der kaufmännischen Vorgänge händisch und aus dem Kopf abgewickelt werden. Eine passende und für das Unternehmen geeignete Software unterstützt die Organisation sowie die Auftragsabwicklung in Unternehmen und sorgt für die not­wendige Transparenz auch in hektischen ­Zeiten.

Bilz (pds):

In vielen Unternehmen haben sich Geschäftsprozesse über Jahrzehnte entwickelt. Sie stehen nun vor der Herausforderung, modernisiert zu werden. Weit verbreitet sind die in den 90er-Jahren entwickelten "Windows"-basierten Lösungen, die unflexibel im Geschäftsprozess agieren. Hinzu kommen manuelle Prozesse, wie vielfache Papierkopien, Doppel­erfassungen, mangelnde Artikelstammdatenpflege sowie begrenzte Materiallogistik. Dies sind nur einige Beispiele, die Unternehmern neben Kundengewinnung, -beratung und erfolgreicher Projektabwicklung als Herausforderung in einem Markt mit starkem technologischem Wachstum fordern. Moderne IT-Systeme nehmen eine Schlüsselrolle in der Organisation moderner Geschäftsprozesse von Handwerksunternehmen ein.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Viele Arbeitsabläufe in den Betrieben sind aufgesetzt worden, als die Auftragslage normal oder zumindest schlechter als heute war. In dieser Zeit wurden Organisationsabläufe eingeführt oder entwickelten sich im schlechtesten Fall ohne konkreten Plan. Aber erst bei einer guten Auftragslage zeigt sich, ob diese Abläufe "skalierbar" sind, sprich: ob sie mitwachsen. Diejenigen, die jetzt die Volllast spüren, haben eventuell in diesem Bereich Nachholbedarf. Wer beim Kauf seiner kaufmännischen Software auf das richtige Pferd gesetzt hat, profitiert jetzt von einem wichtigen Vorteil: Je flexibler die Software ist, desto besser schafft sie den wichtigen Spagat zwischen den individuellen Anforderungen eines Betriebes und der Standardisierung von skalierbaren Prozessen.

Saam (Syka-Soft):

Die Anforderungen werden immer komplexer – durch die Kombination von klassischer Heiztechnik mit modernen Technologien, durch immer mehr Regelungen und Vorschriften, durch den Internetvergleich –, dadurch wird die Angebotserstellung aufwändiger. Der Aufwand pro Auftrag ist signifikant gestiegen, sagt ­einer unserer Anwender. Die Kunden ­erwarten immer mehr Termintreue, Zuverlässigkeit, Höflichkeit, korrekte Abrechnung, anderseits ist das Handwerk aber "zu billig", die Wertschätzung sehr gering. Ein Hauptproblem ist heute auch, die Informationsflut in den Griff zu bekommen. Und vor allem mangelt es im SHK-Bereich an qualifiziertem Nachwuchs und oft auch an geeigneter Nachfolge.

Welche Sofort-Maßnahme empfehlen Sie diesem Personenkreis, um sich wieder mehr Freiraum zu verschaffen?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Um sich mehr Freiraum zu verschaffen, empfiehlt es sich für den Unternehmer, eine neue kaufmännische Software anzuschaffen. Büroarbeit und Software ist ­etwas, wofür sich leider viel zu wenig Zeit genommen wird. Unsere kaufmännische Software ist so einfach zu bedienen, dass die Einarbeitung wenig Zeit in Anspruch nimmt. Viele Abläufe sind intuitiver als bei veralteten Software-Produkten, wodurch ein einzelner Vorgang schnell ­abzuarbeiten ist. Die Firmeninhaber müssen nur den Mut haben, sich auf ein neues Programm einzulassen und werden schon in kurzer Zeit eine deutliche Zeitersparnis verzeichnen.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Eine kurzfristige, jedoch nicht nachhaltige Lösung ist das Prinzip vom blanken Schreibtisch. Dabei wird der Schreibtisch komplett entrümpelt. Alles was nicht wirklich wichtig ist, landet in Ablage "P". Alles andere wird nach Dringlichkeit sortiert. Immer nach dem Grundsatz: Lieber zwei ­Dinge zu viel weggeschmissen, als eines zu wenig. Wird diese Hau-Ruck-Aktion im Büro-Team konsequent an einem Tag durchgezogen, so hat jeder plötzlich wieder Luft. Da jedoch sicher einiges, eventuell auch wichtiges auf der Strecke bleibt, wird es Kunden, Lieferanten oder auch Interessenten kosten, die dann kein Angebot mehr erhalten. Daher kann es nur eine einmalige, kurzfristige Schmerzlinderungs­aktion bedeuten. Nicht zu vergleichen mit einer nachhaltigen Organisation. Dies ist ähnlich wie die Einnahme einer Schmerztablette bei Zahnschmerzen. Die Ursache ist nicht behoben, der Schmerz wird wieder kommen.

Bax (Label Software):

Eine allgemeingültige Antwort kann es hier nicht geben. Natürlich hängt es davon ab, wie gut die Organisation im Moment ist. Man muss schauen, wo die größten Probleme liegen und diese beseitigen. Die richtige Software ist für die heutige Betriebsorganisa­tion zwar extrem wichtig, aber auch kein Allheilmittel. Da hilft nur, sich mal zurückzulehnen und den Betrieb "von oben" zu betrachten. Auch Berater und Verbände können helfen, die Schwachstellen zu erkennen und Lösungen zu entwickeln. Dabei sollte man im Hinterkopf haben, dass die Umstellung einer innerbetrieblichen Organisation nicht von heute auf morgen geht. Kurzfristiger Aktionismus schadet mehr, als dass er nutzt.

Moser (Moser):

An erster Stelle steht aus meiner Sicht eine schriftliche Aufnahme der aktuellen Situation des Betriebes. Förderlich ist es, wenn man seine Mitarbeiter mit ins Boot holt und zusammen den aktuellen Stand erarbeitet. An diesem Punkt kann man unmittelbar vom Mitarbeiter wertvolles Feedback und Ideen einholen, um die Gesamtsituation im Unternehmen weiter voran zu bringen. Ein weiterer Vorteil aus der direkten Mitarbeiter-Einbindung liegt darin begründet, dass die erforderlichen Maßnahmen gemeinsam getragen und direkt in die Tat umgesetzt werden können.

Zudem kann eine weitere sinnvolle Sofort-Maßnahme sein, dass man feste Bürozeiten festlegt. Während dieser Zeiträume kann die Büroarbeit, die Auftragsabwicklung sowie Zeit- und Mitarbeiterplanung erfolgen. Hierbei gilt es zu beachten, dass nicht der komplette Tag verplant wird. Man sollte immer eine gewisse Flexibilität und einen Zeitpuffer berücksichtigen, um auf spontane Auftragseingänge reagieren zu können.

Wichtig ist es auch, dass der Betriebsinhaber die ­Betriebskapazität im Auge behält. So kann er auch bei kurzfristig eintreffenden Aufträgen direkt entscheiden, ob er den Auftrag annehmen oder in welchem Zeitraum er diesen Auftrag abwickeln kann.

Bilz (pds):

Heute sind Unternehmer gefordert, eine IT-Strategie für alle Geschäftsprozesse zu formulieren. Es geht darum, nicht zu schauen, wo man steht, sondern den Blick in die Zukunft zu richten. Die Megatrends der digitalen Welt lauten mobiles Arbeiten, Cloud als Schlüsseltechnologie, Big Data für Unternehmenskennzahlen und Industrie 4.0, also zukünftige Kommunikationen zwischen einer Heizungsanlage und einem mobilen Monteur, der die Anlage im Service/Wartung managt. Keine Medienbrüche, hohe Flexibilität, Durchgängigkeit in der Datenerfassung sowie digitales Arbeiten von Innen- und Außendienstmitarbeitern ist wettbewerbsentscheidend, auch im Kampf um junge ­Mitarbeiter.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Eine wichtige Sofort-Maßnahme ist das Delegieren. Wir empfehlen die Verteilung von Verantwortung auf mehrere Schultern. Man schafft sich damit nicht nur die nötigen Räume, um strategische Entscheidungen zu treffen und den Blick für das große Ganze nicht zu verlieren. Man bindet auch seine Mitarbeiter und treibt die Personalentwicklung positiv ­voran. Aber nicht nur an die Belegschaft kann delegiert werden. Auch die EDV kann hier einen wichtigen Beitrag leisten. Wer die Zeit investiert hat, seine Betriebsorganisation auf Effizienz zu ­prüfen, dem geht die Abwicklung von Großprojekten oder die Organisation von Serviceaufträgen sehr viel schneller von der Hand. Eine gute kaufmännische Software ist ein Paradebeispiel für Skalierbarkeit. Arbeit, die ich einmal hineinstecke, bekomme ich anschließend durch einen ständigen Zeitgewinn hundertfach wieder heraus.

Saam (Syka-Soft):

Aufträge abzulehnen, wäre eine Sofort-Maßnahme. Ich empfehle eine bessere Bewertung von Anfragen. Die Angebotserstellung ist eigentlich eine Ingenieursleistung und sollte als solche bezahlt ­werden. Das würde auch zur höheren Wertschätzung des SHK-Handwerks beitragen. Generell, statt zu rotieren, sollte sich der Inhaber lieber hinsetzen und einen Plan machen, zum Beispiel eine Ist-Aufnahme, um die Anforderungen an die Organisation und an eine geeignete kaufmännische Software zu definieren. Und dann natürlich die Software kaufen, die dabei hilft, die Arbeitsprozesse zu optimieren.

Nun gilt der SHK-Bereich aber als "schwierig" in Bezug auf die Standardisierung von Prozessen, da viele Geschäftsvorfälle äußerst kurzfristig auf die Beteiligten zukommen und Bauabläufe bekanntlich ihre eigene Dynamik besitzen. Sind standar­disierte Arbeitsabläufe bzw. Ansätze eines Qua­litätsmanagements in kleineren und mittleren SHK-Fachbetrieben eine Illusion? 

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Kurze Reaktionszeiten sind unverzichtbar, gerade in Zeiträumen (z.B. Kälteeinbrüche), in denen eine erhöhte Auftragserteilung oder Störungen auftreten können. Ein Qualitätsmanagement schließt aber auch kurzfristige Reaktionen nicht aus. Mit der richtigen Aufstellung des Betriebes ist auch diese Herausforderung zu bewältigen. Eine effiziente kaufmännische Software, für die nicht verzicht­baren Leistungen Angebots- und Rechnungserstellung in Verbindung mit mobiler Datenerfassung, z.B. Apps, kann diese Problematik technisch lösen.

Individuelle Software in Verbindung mit der richtigen Hardware ist deswegen ­Kernaspekt bei der Entwicklung für passende Produkte im SHK-Bereich. Dabei unterscheiden wir Produkte im Bereich der optimalen Unternehmensdarstellung, z.B. gewerkspezifische Internetseiten, unverzichtbare kaufmännische Produkte und technische Produkte, die zugleich einen Großteil von Normen und Gesetzgebungen nach anerkannten Regeln der Technik abdecken. Eine Kombination aus all diesen Bereichen lässt somit auch ein Qualitäts­management bei wenig Zeit zu.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Dies ist keine Illusion! Es gibt einige kleine und auch größere Handwerksbetriebe, die sehr effizient und effektiv organisiert sind. Dies erkennen außenstehende Äste wie Lieferanten, Kunden und Interessenten sehr schnell. Wenn klar strukturierte Prozesse definiert und im Team auch gelebt werden, sind stressige Phasen und auch Wachstum kein Problem. Die Aufgaben sind klar. Schnittstellen sind definiert. Jeder kennt seine nächsten Aufgaben. Es muss wenig bis kaum improvisiert werden. Das schafft Freiraum für Innovation.

Bax (Label Software):

Ja, eine komplette Standardisierung kann es im Handwerksbetrieb nicht ­geben. Aber viele unserer Kunden haben bewiesen, dass sie die meisten Vorgänge wie Auftragsannahme, Abwicklung und Abrechnung so organisiert bekommen, dass sie mit wenig Aufwand und wenig Reibungsverlusten funktionieren. Qualitätsmanagement ist ein hochtrabender Begriff, mit dem sich viele Handwerker sicherlich nicht anfreunden können. Aber sie können durch eine gute Organisation und ihren persönlichen Einsatz, auch ihrer ­Mitarbeiter, eine hohe Zufriedenheit ihrer Kunden erreichen.

Moser (Moser):

Eine gute Organisation sowie Struktur fördert die Effizienz in der Abwicklung der Arbeitsabläufe spürbar. Transparente Workflows (Arbeitsabläufe) sowie eine gute Informationsplattform für alle Mitarbeiter wirken sich positiv auf die Abläufe aus. Hier sollte aber auch mit einem gesunden Menschenverstand gedacht werden, denn ein zu hoher Standardisierungsgrad lähmt eher den Betrieb, als diesen zu beflügeln. Ein wichtiges Werkzeug bzw. Trend für die Abwicklung von kurzfristig eintreffenden Aufgaben ist das mobile Arbeiten. Hier denke ich insbesondere an die mobile Auftrags­abwicklung (Moser-"mobile Service") oder an die mobile Zeiterfassung ­(Moser-"Zeiterfassung"). Wer bereits schon von unterwegs aus einen Großteil seiner Auf­gaben erfassen und erledigen kann, kehrt deutlich entspannter in sein Büro zurück.

Bilz (pds):

Auch kleine und mittlere SHK-Unternehmen müssen sich an den dyna­mischen Markt anpassen und Digitalisierung und Prozessoptimierung als ­Qualitätsmerkmal für ihr Unternehmen verstehen. Die ausschließliche ­Softwarenutzung im Büro war gestern. Mobiles ­Arbeiten verbindet den ­Innen- und Außendienst ohne Kommunikationslücken und fördert alle ­Beteiligten zu mehr Produktivität und besseren Ergebnissen. Software, die Geschäftsprozesse sowohl flexibel als auch standardisiert dynamisch managt, also schnell aus einem Kundenauftrag die Bestellungen, die Vorhaltung und Reservierung von Personalressourcen und die Abwicklung sowie Abrechnung organisiert, ist die Basis für Effizienz, Transparenz und Qualität.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Nein, das denke ich nicht. Natürlich verläuft der Weg zwischen den ein­zelnen Abschnitten eines Projektes nicht immer schnurgerade. Welche ­Abschnitte zu erledigen sind, steht trotzdem fest. Deshalb ist es möglich, einen Verantwortlichen für diesen Abschnitt zu definieren, ihm eine Zeitfrist vorzugeben und so genannte Eskalierungsstufen zu definieren. Sprich: Wenn es nicht so läuft wie vorgesehen, ist klar, an wen sich der Verantwortliche zunächst wenden kann. Das muss nicht in jedem Fall sofort der Chef sein. Wenn die Arbeitsabläufe oder neudeutsch die sogenannten Workflows Software-seitig begleitet werden, ist trotzdem gewährleistet, dass sich jeder Beteiligte zu jeder Zeit über den Stand eines Projektes informieren kann. Das gilt dann auch für den Geschäftsführer, selbst wenn er nicht jede Entscheidung selbst fällt. Je mehr Geschäftsprozesse digitalisiert ablaufen, desto lückenloser kann der Status eines Projektes nachvollzogen werden. Damit ist völlig automatisch ein erster Ansatz für ein effektives Qualitätsmanagement gemacht, ohne zusätzliche Berichte erstellen oder langwierige Besprechungen abhalten zu müssen.

Saam (Syka-Soft):

Nein, das ist keine Illusion. Egal ob fünf Mitarbeiter oder 50 – man muss standardisieren. Qualitätsmanagement heißt ja, standardisierte Arbeitsabläufe festlegen. Bestimmte Abläufe müssen geregelt sein, nur dann kann man agieren, statt nur zu reagieren. Zum Workflow in Sachen Material­beschaffung gehört zum Beispiel das Benutzen von Onlinediensten der Großhändler (SHK Connect und IDS). Wichtig ist auch eine vernünftige Ablage und Steuerung der Dokumente, damit man wirklich "Infos auf Knopfdruck" hat, um schnell Entscheidungen treffen zu können.

Häufig vermeiden die Entscheider in SHK-Fachbetrieben die Investition in eine moderne kaufmännisch-organisatorische Software aufgrund des damit verbundenen Zeitaufwands und der anfallenden Kosten. Amortisieren sich Investitionen in zukunftsfähige Softwarelösungen? Und wenn ja, warum?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Selbstverständlich ist der Umstieg auf eine neue kaufmännisch-organisatorische Software keine einfache Entscheidung. Die anfallenden Kosten der Beschaffung einer neuen Software-Lösung spielen dabei eine untergeordnete Rolle. Vielmehr ist die Umstellung der gewohnten Abläufe und die Zeitinvestition der Einarbeitung die größere Hürde. Dabei bietet neue Software durchaus Komfort für den Handwerker. Die Handhabung ist intuitiv und führt den Anwender Schritt für Schritt durch das Programm. Des ­Weiteren bietet die Software die Möglichkeit, auf die Onlineplattformen der Großhändler zuzugreifen. Von dort können Positionen des Warenkorbs direkt in Lieferscheine, Angebote oder Rechnungen übernommen werden. Dadurch kommt es zu einer deutlichen Zeit­ersparnis, weil die Positionen nicht einzeln aus dem Artikelstamm gesucht und übernommen werden müssen.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Es ist ein Trugschluss, in eine moderne Handwerkersoftware lediglich etwas Geld zu investieren und dann wird alles besser! Eine leistungsfähige Handwer­kersoftware, wie z.B. "kwp-bnWin.net" oder auch Vaillant-"winSOFT", ist nur das Werkzeug. Aber das Werkzeug alleine löst keine Probleme. Erst wenn es richtig angewendet wird, wenn es auf die individuellen Prozesse im Unternehmen angepasst und das Team entsprechend trainiert ist, dann stellt sich ein nachhaltiger Effekt ein. Es wird weniger improvisiert, denn die Prozesse sind durchgängig mit der neuen kaufmännisch-organisatorischen Software organisiert. Es passieren weniger Fehler, die Prozesse sind transparent und es bleiben weniger Zeit, Geld und vor allem Nerven auf der Strecke. Und genau dann hat sich die Investition nicht nur monetär amortisiert.

Bax (Label Software):

Ob viele Entscheider die Investitionen scheuen, kann ich nicht beurteilen. Denn schließlich haben wir nur mit denen zu tun, die bereit sind, in die Organisation ihres Betriebes zu investieren. Ob sich die Investitionen rentieren, hängt natürlich auch davon ab, ob die kaufmännisch-organisatorische Software wirklich den Betriebsablauf verbessern kann.

Behaupten wird dies wohl jeder Softwarehersteller. Mit dem Kauf einer Software alleine ist es nicht getan, wichtig ist auch die Bereitschaft, die Betriebs­abläufe gegebenenfalls zu verändern. Früher bin ich immer davon ausgegangen, dass sich die kaufmännisch-organisatorische Software dem Betrieb anpassen muss. In gewissem Maße ist dies natürlich immer noch der Fall. Aber nur mit der Bereitschaft, die Betriebsabläufe zu überdenken und eventuell zu verändern, kann man wirklich besser werden.

Moser (Moser):

Ja, die Investition in eine kaufmännische Software amortisiert sich sehr viel schneller, als viele meinen. Eine Handwerkersoftware ist ein Werkzeug, um die kaufmännischen Vorgänge sowie Zahlen im Griff zu haben. Eine kaufmännische Software ist bereits für ein Ein-Mann-Unternehmen sinnvoll und sollte daher ab dem ersten Tag des Unternehmerdaseins eingesetzt werden. Denn die Anschaffung und Einführung einer kaufmännischen Software kostet Zeit sowie Geld und bindet Ressourcen im Handwerksunternehmen. Aus diesem Grund sollte man sich bei seinem Softwarehaus gut verstanden und aufgehoben fühlen. Zudem sollte man die Anschaffung einer Handwerkersoftware niemals nur aus monetärer Sicht bewerten. Die Einführung einer Handwerkersoftware soll dem Unternehmer Zeit für sein eigentliches Geschäft schaffen. Durchgängige Arbeitsabläufe sowie mobiler Zugriff auf Unternehmensdaten entlasten die Mitarbeiter und verbessern die Prozesse im Unternehmen.

Bilz (pds):

Investitionen sind in diesem Bereich zu Gunsten von nutzungsabhängigen Gebühren kaum noch nötig: Kaufe, was an Wert gewinnt (Immobilien) und miete, was an Wert verliert (z.B. Autos, IT). Über 50 Prozent der deutschen DAX-Konzerne arbeiten in der Cloud und zeigen, dass die cloudfähige Nutzung von IT und Dienstleistungen in Deutschland etabliert ist. Sie zeigen, dass Cloud-Lösungen sehr elastisch zu designen sind und stets die "richtige Dimension" an IT bieten. Aufgaben, wie das Einspielen von Updates, die Durchführung von Datensicherung, Klimatisierung von Serverräumen usw. entfallen.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Zunächst vielleicht kurz etwas zum ­Zeitaufwand einer Software-Einführung oder -Umstellung: Die meisten der von uns vorgenommenen Umstellungen haben nur wenige Tage für Installation, ­Datenübernahme und Schulung in Anspruch genommen. Je nach Betriebsgröße kann schon nach ein oder zwei Tagen im Betrieb die Arbeit mit Streit-"V.1" erledigt werden. Es ist uns gelungen, den Zeitaufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

Alleine die Punkte, über die wir bis jetzt gesprochen haben, also skalierbare Prozesse, standardisierte Betriebsabläufe oder die Möglichkeit, Verantwortung transparent zu delegieren, rechtfertigen die Investition in eine moderne und zukunftssichere kaufmännisch-organisatorische Software. Hinzu kommen immense Zeitsparer, wie z.B. die Beschleunigung von Projekt­kalkulationen durch den automatischen Abgleich von bereits kalkulierten Leistungen. Oder die mobile Auftragsabwicklung, die für verkürzte Zeiten zwischen Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung sorgt und einen Teil der Faktu­rierung in die vom Kunden bezahlte Monteurzeit verlagert. Zu guter Letzt geht es auch um die exakte Erfassung der erbrachten Leistungen: Mit der elekt­ronischen Zeiterfassung zum Beispiel wird wirklich jede gearbeitete Stunde erfasst und abgerechnet.

Jeder einzelne der genannten Punkte trägt unterm Strich dazu bei, dass sich die Anschaffung einer kaufmännisch-organisatorischen Software innerhalb kürzester Zeit voll amortisiert.

Wie Sie aber richtig sagen, ist es wichtig, dass man auf eine zukunfts­sichere Software-Lösung setzt. Zukunftssicher bedeutet aus meiner Sicht flexibel, auf aktueller Technologie basierend, "Windows"-konform und vor allem so umfänglich wie möglich. Je weniger ­Module von Drittanbietern eingekauft werden müssen, desto geringer sind die Reibungsverluste. Nur so können die Mitarbeiter von einer neuen Software begeistert werden und nur so stellen Betriebe sicher, dass ihre Software nicht veraltet.

Saam (Syka-Soft):

Ich habe nicht den Eindruck, dass Entscheider die Kosten vermeiden – sie sind durchaus bereit zu investieren, auch in Schulung. Nicht die Kosten, der Zeitaufwand ist das Problem. Ob sich die Investitionen amortisieren, beantworten auch unsere befragten Kunden eindeutig mit ja, auch wenn der Effekt nicht gleich sichtbar ist. Die Mitarbeiter können selbständiger arbeiten; trotzdem ist die ­Kontrolle da, weil alle Informationen durchgängig vorhanden sind. Durch verschlankte Prozesse und geregelte Abläufe gibt es weniger Reibungspunkte, Unklarheiten, Missverständnisse, mehr Zeit für die produktive Arbeit. Unproduktive Zeiten werden reduziert, es gibt keine ­unnötigen Wege mehr, und es geht nie Information verloren.

In welchem betrieblichen Verantwortungsbereich (z.B. Kundendienst) besteht Ihres Erachtens das größte Potential für den Einsatz einer kaufmännisch-organisatorischen Software? Oder sollte man am besten gleich den ganzen Betrieb "durchdigitalisieren"?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Wenn ein Betrieb entscheidet, sich im Bereich der kaufmännisch-organisatorischen Software umzuorientieren, dann sollte er direkt komplett digital arbeiten. Gerade für Unternehmen, bei denen der Entscheider mit auf der Baustelle oder im Kundendienst arbeitet, vereinfacht und beschleunigt die digitale Arbeit die Abläufe. Mit dem Tablet oder Smartphone werden die Aufträge erfasst und abgearbeitet. Diese Aufträge werden dann über eine Cloud in das Programm auf dem PC eingespielt und es muss nur noch per Mausklick die Rechnung für den Kunden erstellt werden. Alle Vorgänge werden direkt bei den Kunden hinterlegt und können mit Fotos dokumentiert werden. Der Inhaber ist somit nicht unbedingt auf eine Bürokraft angewiesen, weil ihm die Software in Verbindung mit den Apps die Arbeit deutlich vereinfacht und zeit­sparend ist.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Das kann pauschal nicht beantwortet werden. Je nach Größe und Ausrichtung im Betrieb liegen die "Big Points" in den unterschiedlichsten Bereichen. Da macht es schon Sinn, im Vorfeld alle Betriebsprozesse zu durchleuchten und dann ­einen mittelfristigen Fahrplan für die ­Optimierung festzulegen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Mobilität, wie z.B. der "Mobile Monteur", ein durchgängiges Aufgaben-Management und auch eine Dokumenten-Automatisierung nicht selten vorne mit dabei sind.

Bax (Label Software):

Ob das größte Potential in der Verbesserung zur Projektorganisation oder in der Optimierung des Kundendienstes zu finden ist, hängt natürlich von dem jeweiligen Betrieb ab. Wenn einer nur wenig Kundendienst macht, ist die Optimierung dort nicht wichtig. Nach unseren Erfahrungen befindet sich das meiste Potential in der internen Kommunikation der Mitarbeiter und der Zurverfügungstellung von Informationen. In schlecht organisierten Betrieben wird bis zu 30 Prozent der Bürozeit aufgrund von Suchvorgängen, fehlenden Informationen und da­raus resultierenden Fehlern verschwendet. Zum Thema "Durchdigitalisieren" – EDV darf kein Selbstzweck sein. Man muss sie dort einsetzen, wo sich die Prozesse durch den Einsatz wirklich verbessern lassen. Pauschale Antworten kann es hier nicht geben.

Moser (Moser):

Ob ein "Durchdigitalisieren" für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt entscheidend von der Unternehmensstruktur, -größe sowie -klima ab. Zu beachten gilt es, dass alle am Prozess Beteiligten mitgenommen werden und eine Überforderung vermieden wird. Aus diesem Grund ist eine strukturierte Vorgehensweise, Schritt für Schritt, sowie eine aktive Einbindung der Mitarbeiter erforderlich. Ein erster Schritt kann die Einführung einer mobilen Auftragsabwicklung sein. Mit dem Einsatz des "mobilen Service" sind die Monteure mit relevanten Informationen direkt vor Ort versorgt. Auf Notfälle kann der Mitarbeiter kurzfristig reagieren und den Termin einplanen. Die Daten sind einmal erfasst und die Auftrags- ­sowie Rechnungsabwicklung erfolgt zügiger. Ein weiterer sinnvoller Schritt in die Zukunft kann die mobile Zeiterfassung sein. Hier liegt der Vorteil ebenfalls in der mobilen Erfassung der Daten und der Weitergabe der Daten ohne Medienbruch direkt in die Software.

Bilz (pds):

Nicht die Großen fressen die Kleinen, nicht die Schnellen fressen die Langsamen, sondern die digitalen fressen die nicht digitalen Unternehmen – so beschreibt sich unser aktuelles Industriezeitalter. Ganz klar muss das Ziel sein, das gesamte Unternehmen und alle Geschäftsprozesse ganzheitlich und digital zu organisieren, damit Kommunikationslücken und Medienbrüche ausgeschlossen werden. Eine solche "brachiale" Umstellung fürchten Unternehmer natürlich und schieben diese Entscheidung auf die lange Bank. Deshalb ist eine geplante schrittweise und prozessorientierte He­rangehensweise hier sinnvoll.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen "Full-HD"-Satellitenreceiver für hochauflösende Fernsehbilder gekauft und schließen ihn an einen Röhrenfernseher an (vorausgesetzt, das ist technisch überhaupt noch möglich). Sie werden das ­Potential des neuen Gerätes nicht an­satzweise ausschöpfen können. Dieses Beispiel soll illustrieren, warum aus meiner Sicht nicht auf halbem Wege mit der "Digitalisierung" der Betriebsorganisation aufgehört werden sollte. Selbstverständlich kann man unsere kaufmännisch-organisatorische Software schrittweise einführen und muss nicht von einem auf den anderen Tag alle eingespielten Betriebsabläufe in die EDV übertragen. Aber das Ziel sollte sein, dass die Betriebsorganisation komplett ohne Medienbrüche auskommt. Jeder Medienbruch bremst die Prozesse aus und generiert zeitliche oder monetäre Verluste.

Das größte Potential im SHK-Bereich sehe ich bei Wartungs- und Service-Verträgen und bei der mobilen Auftragsabwicklung. Diese beiden Bereiche greifen direkt ineinander und sind äußerst zeitkritisch. Hier eliminiert eine volldigi­tale Abwicklung Reibungsverluste und ermöglicht dem Mitarbeiter ein angenehmes und effektives Arbeiten.

Es geht aber nicht nur um Optimierung des bereits Vorhandenen. Es geht auch um zahlreiche angenehme Nebeneffekte ohne zusätzlichen Aufwand, wie z.B. die automatische Archivierung aller ausgehenden Dokumente, E-Mails und Belege oder die Übermittlung von Checklisten und Baustellenfotos mit der mobilen Auftragsabwicklung. Aus diesem Grund setzen wir mit Streit-"V.1" auf eine ­"All-in-One"-Lösung. Wer Daten nur ­einmal digital erhebt und sie dann für alle Geschäftsbelange nutzen kann, erhält den größtmöglichen Nutzen aus dem ­geringstmöglichen Arbeitsaufwand.

Saam (Syka-Soft):

Im Bereich Kundendienst besteht ein ­großes Potential, aber auch bei der Standardisierung von Angeboten und beim Thema Corporate Identity und Kun­denbeziehungsmanagement (CRM). Ob man den ganzen Betrieb "durchdigitalisieren" sollte, hängt von den Mitarbeitern ab. Manche Mitarbeiter lassen sich nicht digitalisieren. Man sollte auch nicht davon ausgehen, dass Software automatisch die Probleme löst. Man sollte die Software gezielt zur Optimierung der Organisation nutzen – und dabei nicht an alten Abläufen festhalten, sondern diese überdenken.

Mit welchem Werkzeug bzw. Modul Ihrer Softwarelösung kann dieses ­Potential gehoben werden?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Mit unserem Software-Produkt "Kaufmann" in Verbindung mit dem Modul "Wartung" sowie der "Kaufmann App Kundendienst" ist der Einzel- bzw. Kleinunternehmer optimal für seine Arbeitsabläufe gewappnet. Durch das Zusammenspiel dieser Module werden alle Arbeiten zeitnah abgerechnet und dem Kunden in Rechnung gestellt. Dadurch werden die Investitionskosten dem Unternehmen in kurzer Zeit wieder zugeführt, weil keine ausstehenden Rechnungen in Vergessenheit geraten.

Für mittlere und größere Betriebe bieten wir unseren Kunden ein komplettes Portfolio von der kaufmännischen Software über Wartung, Nachkalkulation, Projektmanagement, Lagerverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt sowie Kassenführung. Die Software ist sowohl für die Einzelplatz-Nutzung als auch für die Nutzung im Netzwerk erhältlich.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Die Handwerkersoftware "kwp-bnWin.net" und auch Vaillant-"winSOFT" bieten hier verschiedene, kombinierbare Module, um nach einer gemeinsamen Prozess-Analyse beim Handwerker die zuvor beschriebenen "Big Points" zu heben. D.h., im Gesamtkontext die Punkte vorrangig und vor allem nachhaltig umzusetzen, die das größte Optimierungspotential im Betrieb bieten. Die dabei meist genutzten Module sind der "Mobile Monteur", das "Mobile Büro", "Archiv" und "Aktivitäten-Management" in Verbindung mit dem KWP-"EDi". Genau dieser "EDi" eröffnet in den verschiedensten Bereichen Möglichkeiten zur Büro-Automatisierung.

Bax (Label Software):

Für die von mir angesprochenen Bereiche wäre die "Aufgabenverwaltung" und unser "CRM"-Modul wichtig. Aber man darf eine Software nicht als eine Aneinanderreihung von einzelnen Modulen und Funktionen betrachten. Es ist extrem wichtig, dass alles miteinander verzahnt ist. In einer guten Software werden keine Informationen doppelt erfasst, sondern stehen an allen erforderlichen Stellen zur Verfügung. Wichtig ist, dass möglichst alle Informationen ohne zusätzlichen Aufwand beim normalen Arbeiten entstehen. Dann stehen Auswertungen quasi als Bonus zur Ver­fügung.

Moser (Moser):

Das Gesamtpaket zählt und jedes Unternehmen ist anders. An erster Stelle steht das persönliche Gespräch, um die bestmögliche Lösung für unsere Kunden zu finden. Das kann bei dem einen Anwender ein Modul sein, bei einem anderen Nutzer kann eine völlig andere Lösung sinnvoll sein. Die persönliche Beratung von Mensch zu Mensch steht für uns im Vordergrund. Ist die passende Lösung für den Kunden gefunden, unterstützen wir unsere Kunden in der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen. Eine mög­liche Lösung kann beispielsweise die Einführung des "mobilen Service" sein.

Bilz (pds):

Unsere pds-Handwerkersoftware bildet alle Geschäftsprozesse, von Preisanfragen und Kalkulationen, der Auftragsbearbeitung und Fakturierung über den mobilen Kundenservice und Zeitmanagement bis hin zur Projektverwaltung, Lohn- und Finanzbuchhaltung und der Bilanzierung ab. Das heißt, wir bieten für alle Bereiche und für alle relevanten Prozesse eine Software-Komplettlösung an, die auf dem neuesten Stand der ERP-Entwicklung ist. Mitarbeiter, die auf Baustellen arbeiten und die Wartungs- und Serviceaufträge abwickeln, statten wir mit modernen Apps aus, die dem Anwender alle prozessrelevanten Daten zur Verfügung stellen. "Software as a Service" oder besser "IT as a Service" wird die tragende Rolle der digitalen Ära ausmachen.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Im Fall des Kundendienstes würde unser Modul Streit-"V.1 Wartung und Service" durch die "Mobile Auftrags- und Service-Abwicklung" ergänzt. So können alle Wartungs- und Service-Aufträge verwaltet und entsprechende Arbeitsaufträge digital erteilt werden. Die Aufträge werden an den Tablet-PC des Monteurs übertragen und von ihm abgearbeitet. Zu­sätzliche Checklisten für den Monteur können ebenfalls an den Tablet-PC übertragen werden. Vor Ort erstellte Messwertedokumentationen oder Fotos werden dem Auftrag hinzugefügt.

Nach Abschluss eines Wartungs- oder Service-Auftrages wird die Bestätigung der erledigten Arbeiten direkt auf dem Tablet-PC vom Kunden unterschrieben. Mit Hilfe der elektronischen Zeiterfassung werden optional An- und Abfahrten, Arbeitszeiten und unproduktive Zeiten ermittelt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Sobald der Auftrag auf dem mobilen Gerät abgeschlossen ist, kann die Rechnung fakturiert werden.

Saam (Syka-Soft):

Da wäre zum einen der "Terminplaner" für die Organisation von Einsätzen. Aus ihm können automatisch Vorgänge für das Auftragsprogramm erzeugt werden. Für die schnelle und kundenorientierte Erfassung von Arbeits­aufträgen gibt es die "Auftragsannahme", ein "Callcenter-Tool", das von jedem bedient werden kann. Effizienzsteigernd ist auch die An­bindung ­mobiler Lösungen (Aufträge, Arbeitszeiten, Termine per Webservice oder per Cloud), CRM und Aufgabenverwaltung im Programm „Adressen“ ­sowie Wartungsabwicklung und Facility Management im Programm "Kundendienst". Durch die Zusammenarbeit der Module auf Basis einer SQL-Datenbank und die automatische PDF-Archivierung ist jedes Dokument schnell im Zugriff; historische Informationen sind sofort zur Hand.

Ein Thema, das die SHK-Fachbetriebe aktuell besonders umtreibt, ist das Produkt- bzw. Package-Labeling für Wärmeerzeuger und Speicher bzw. Systempakete nach der europäischen Ökodesign-Richtlinie (ErP). Welche Lösung bietet Ihr Unternehmen, um die Anforderungen zu erfüllen, die sich hieraus ergeben?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Beim Package-Labeling sind wir gut aufgestellt. Hottgenroth Software ist mit im Kreis der Teilnehmer, die das Labeling mit der IDS-Schnittstelle aktiv gestalten. Bei Veranstaltungen halten wir Vorträge, um die Kunden über das Thema zu informieren. Aus unserer kaufmännischen Software heraus wird ein Label erstellt, das dem Handwerker bereitgestellt wird. Die Massen können beispielsweise als Stückliste aus den technischen Berechnungsprogrammen von Hottgenroth/ETU eingespielt werden. Der Aufwand für den Anwender ist dabei sehr gering und er erreicht das Ziel, eben dieses Label zu erstellen, sehr schnell und unkompliziert. Mit unseren technischen Software-Produkten, wie z.B. "TGA Heizung" für die Berechnung der Heizlast nach EN 12831, hat der Handwerker außerdem die Möglichkeit, gleich­zeitig die Berechnungen zu der gelabelten Anlage nachzuweisen.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Mittlerweile gibt es ja verschiedene Hersteller, die für ihre Produkte das Energieeffizienzlabel mit Datanorm 5 als Bild-Information mit an­bieten. Die Datanorm 5 kann sowohl in "kwp-bnWin.net" als auch in Vaillant-"winSOFT" schon heute problemlos verarbeitet werden. Auch eine zentrale Lösung ähnlich wie z.B. IDS wäre ein vernünftiger Ansatz. Sobald hier die Hersteller und Lieferanten ein einheitliches Verfahren für die Berechnung und die Darstellung anbieten, werden wir dieses an­koppeln.

Bax (Label Software):

Dieses Thema ist glücklicherweise gut geregelt. Das VdZ – Forum für Energieeffizienz in der Gebäudetechnik e.V. wird über die ITEK ein Portal zur Verfügung stellen, an das wir Softwarehäuser die Angebote mit einer Schnittstelle, ähnlich der IDS, hochladen können. Nach kurzer Zeit werden die Zertifikate/Ökosiegel als PDF-Datei an unsere Software zurückgesendet. Der Handwerker muss diese PDF zusammen, mit dem Angebot ausdrucken und dem Endkunden zur Verfügung stellen.

Wir werden die Programmierung für unsere Kunden rechtzeitig im Rahmen der Wartungsverträge kostenlos vornehmen.

Moser (Moser):

Die Herausforderung bei der Verbrauchskennzeichnung von Wärmeerzeugern liegt in einer einfachen und praktikablen Lösung für die SHK-Branche. Unsere Anwender müssen in der Lage sein, ihren Kunden ein Datenblatt sowie das Paketlabel zur installierten Verbundanlage auszuhändigen. Die Anforderung der erforderlichen Unterlagen soll aus der Programmoberfläche der Handwerkersoftware heraus angestoßen werden. Der übergreifende Datenaustausch erfolgt über die IDS-Connect-Schnittstelle und diese unterstützen auch wir. Die Informationen aus unserer Handwerkersoftware werden in eine Produktdatenbank übertragen, die Berechnung des Labels in der Datenbank durchgeführt und die Informationen in unsere Handwerkersoftware zurück übermittelt.

Bilz (pds):

Zu diesem Thema haben wir uns gerade mit dem BVBS Bundesverband Bausoftware e.V. und seinen Mitgliedern abgestimmt und eine einheitliche Lösung gefunden. In Zukunft werden wir die zukünftig verpflichtenden Produktlabels direkt vom Großhändler in unsere Software via Schnittstelle übertragen, sodass sie zum Angebot oder Auftrag mit ausgegeben werden können. Die Labelerzeugung wird über Softwareprodukte des Großhandels realisiert. Damit schaffen wir für SHK-Fachbetriebe ein optimales Handling und bieten Unterstützung an den Stellen, wo es benötigt wird.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Systempakete, die bereits komplett vom Großhandel oder von Seiten der Industrie zusammengestellt werden, erhalten das passende Labeling ja bereits an der Quelle.

Um aber den SHK-Betrieben auch in Zukunft die Planung von Verbundanlagen aus Komponenten verschiedener Hersteller zu ermöglichen, sind aus meiner Sicht vor allem die Hersteller von technischen Software-Produkten gefordert.

Dennoch stehen auch wir zu diesem Thema im regen Austausch mit unseren Kunden, um auf die tatsächlichen Anforderungen, die durch die Um­setzung der Richtlinie an unsere kaufmännische Software entstehen, bestmöglich reagieren zu können. So bereiten wir z.B. unsere Artikel-, Anlagen- und Objektstammdaten vor, damit alle notwendigen Informationen zu Energieeffizienzklassen, Bonuspunkten und weiteren Kriterien über die bekannten Schnittstellen importiert und in den Stammdaten hinterlegt werden können.

Saam (Syka-Soft):

Ich bin seit 1996 Mitglied im BVBS und arbeite in Arbeitskreisen zu Software und Datenaustausch in der Baubranche mit – von daher sind wir ganz nah an diesem Thema dran. In Zusammenarbeit des BVBS mit den maßgeblichen Verbänden wird ja eine Lösung erarbeitet, die wir dann auch so schnell wie möglich unterstützen und unseren Kunden anbieten. Durch die umfangreichen Möglichkeiten der Druckgestaltung wird das Ökolabel wie gewünscht gedruckt werden. Sobald der Webservice, den der Branchenverband VdZ erarbeitet, verfügbar ist, werden wir diese Option zeitnah umsetzen.